در این صفحه میتوانید نمونه فرم حضور و غیاب کارکنان را رایگان دریافت کنید. این فرم برای ثبت ورود و خروج پرسنل آماده شده و آن را در دو فرمت Word و PDF در اختیار شما قرار می‌دهیم.
این نمونه فرم حضور و غیاب شامل بخش‌هایی مثل نام و نام خانوادگی، تاریخ، ساعت ورود، ساعت خروج و وضعیت حضور کارکنان است. نسخه Word قابلیت ویرایش دارد و میتوانید متناسب با نیاز محل کارتان آن را تغییر دهید. نسخه PDF هم برای پرینت گرفتن راحت‌تر است و به تنظیمات و فونت خاصی نیاز ندارد.
دانلود نمونه فرم حضور و غیاب کارکنان
برای دریافت نمونه فرم حضور و غیاب، روی لینک زیر بزنید و فرم کوتاهی که برای درخواست فایل گذاشته‌ایم تکمیل کنید. بعد از ارسال درخواست، لینک دانلود را برایتان می‌فرستیم. فایل فرم را در دو فرمت Word و PDF آماده کرده‌ایم تا بتوانید آن را ویرایش کنید یا بعد از چاپ، به‌صورت دستی پر کنید.
📥 لینک دانلود نمونه فرم حضور و غیاب
نمونه فرم حضور و غیاب کارکنان؛ دانلود فایل Word و PDFاین فرم برای ثبت ورود و خروج کارکنان طراحی شده و بخش هایی مثل نام و نام خانوادگی، تاریخ، ساعت ورود، ساعت خروج و توضیحات را دارد.
انواع فرم حضور و غیاب کارکنان
فرم حضور و غیاب را می توان بر اساس نحوه ثبت اطلاعات به شکل روزانه یا ماهانه تهیه کرد. انتخاب فرم به تعداد کارکنان و روش ثبت ورود و خروج در محل کار بستگی دارد.
نمونه فرم حضور و غیاب روزانه
در فرم حضور و غیاب روزانه، اطلاعات ورود و خروج کارکنان برای هر روز ثبت می شود. این فرم برای شرکت ها و کسب وکارهایی مناسب است که می خواهند وضعیت حضور پرسنل را همان روز ثبت و پیگیری کنند.
یک فرم ساده روزانه می تواند این ستون ها را داشته باشد:
| عنوان | کاربرد |
|---|---|
| نام و نام خانوادگی | مشخص کردن کارمند |
| تاریخ | ثبت روز حضور |
| ساعت ورود | زمان ورود به محل کار |
| ساعت خروج | زمان پایان کار |
| تاخیر | ثبت تأخیر در ورود |
| اضافه کاری | ثبت زمان اضافه کاری |
| توضیحات | ثبت مواردی مثل مأموریت، مرخصی یا خروج زودتر |
برای ساخت این نمونه فرم حضور و غیاب می توانید نام کارکنان را در ردیف های جدول بنویسید و برای هر روز یک بخش جداگانه در نظر بگیرید.
نمونه فرم حضور و غیاب ماهانه
فرم حضور و غیاب ماهانه اطلاعات یک کارمند یا چند کارمند را در طول یک ماه ثبت می کند. این مدل برای زمانی مناسب است که بخواهید وضعیت حضور کارکنان را یک جا داشته باشید و در پایان ماه آن را بررسی کنید.
در فرم ماهانه می توانید نام و نام خانوادگی، کد پرسنلی و روزهای ماه را قرار دهید. برای هر روز نیز می توان وضعیت هایی مثل حضور، غیبت، مرخصی و مأموریت را ثبت کرد. در صورت نیاز، ستون های ساعت ورود و خروج، مجموع ساعات کار و اضافه کاری را هم به انتهای جدول اضافه کنید.
فرم حضور و غیاب قابل ویرایش در Word
اگر می خواهید فرم را با اطلاعات شرکت خودتان تغییر دهید، فرم حضور و غیاب Word انتخاب مناسب تری است. در این فایل می توانید نام شرکت، لوگو، عنوان ستون ها و بخش های موردنیاز خود را تغییر دهید.
مثلاً یک شرکت ممکن است به ستون «مأموریت» نیاز داشته باشد، اما برای یک فروشگاه کوچک همین اطلاعات برای ثبت ورود و خروج کافی باشد. به همین دلیل، نسخه Word را می توانید متناسب با تعداد کارکنان و شیوه کار خود تنظیم کنید.
فرم حضور و غیاب PDF
فرم حضور و غیاب PDF برای چاپ و ثبت دستی اطلاعات مناسب است. این فرمت ظاهر فرم را هنگام چاپ حفظ می کند و برای مجموعه هایی کاربرد دارد که اطلاعات ورود و خروج را روی برگه ثبت می کنند.
در نسخه PDF معمولا جدول هایی برای نام کارکنان، تاریخ، ساعت ورود و خروج و توضیحات قرار می دهند. اگر به تغییر اطلاعات فرم نیاز دارید، نسخه Word گزینه بهتری است؛ اما برای چاپ مستقیم، PDF آماده تر است.
در کنار ثبت حضور و غیاب کارکنان برای ارزیابی عملکردشان هم ممکن است این فرم را نیاز داشته باشید: نمونه فرم ارزیابی عملکرد کارکنان
فرم حضور و غیاب کارکنان شامل چه اطلاعاتی است؟
یک فرم حضور و غیاب کارکنان باید اطلاعاتی داشته باشد که بتوان با آن زمان حضور هر فرد را به راحتی ثبت و پیگیری کرد. بسته به نوع فرم، تعداد ستون ها فرق می کند، اما یک فرم ساده معمولا این بخش ها را دارد:
- نام و نام خانوادگی: برای مشخص کردن فردی که اطلاعات برای او ثبت می شود.
- کد پرسنلی: برای شرکت هایی که هر کارمند یک شماره پرسنلی دارد.
- تاریخ: روزی که حضور و غیاب ثبت می شود.
- ساعت ورود: زمان شروع کار کارمند.
- ساعت خروج: زمان پایان کار کارمند.
- وضعیت حضور: برای ثبت مواردی مثل حضور، غیبت، مرخصی یا مأموریت.
- تاخیر و خروج زودتر: در فرم های کامل تر می توان زمان تأخیر یا خروج قبل از پایان ساعت کاری را هم ثبت کرد.
- اضافه کاری: برای ثبت ساعاتی که کارمند بیشتر از ساعت کاری معمول در محل کار مانده است.
- توضیحات: برای نوشتن مواردی که در ستون های دیگر جای نمی گیرند.
- امضا: در فرم های کاغذی می توان برای کارمند یا مسئول مربوط، محل امضا قرار داد.
برای ساخت نمونه فرم حضور و غیاب می توانید فقط ستون هایی را قرار دهید که واقعا در محل کارتان لازم هستند. برای یک مجموعه کوچک، ثبت نام، تاریخ، ساعت ورود و خروج و توضیحات ممکن است کافی باشد. شرکت هایی که اطلاعات کامل تری برای محاسبه کارکرد کارکنان نیاز دارند، می توانند ستون های تأخیر، مرخصی، ماموریت و اضافه کاری را هم به فرم Word اضافه کنند.
اگر در پرونده پرسنل، مشخصاتشان را ثبت نکرده اید، میتوانید این فرم را دانلود کنید: دانلود نمونه فرم مشخصات پرسنل
فرم حضور و غیاب روزانه بهتر است یا ماهانه؟
شاید این سوال برایتان ایجاد شده که فرم حضور و غیاب روزانه بهتر است یا ماهانه؟ در واقع انتخاب بین فرم روزانه و ماهانه فقط به شیوه ای که در محل کارتان حضور و غیاب را ثبت می کنید بستگی دارد.
مثلا در فرم روزانه، ورود و خروج هر روز جداگانه ثبت می شود و پیگیری وضعیت همان روز ساده تر است. اما فرم ماهانه اطلاعات یک ماه را در یک جدول جمع می کند و برای نگهداری سوابق و بررسی کارکرد ماهانه کاربرد بیشتری دارد.
برای یک مجموعه کوچک که می خواهد ورود و خروج کارکنان را ساده ثبت کند، نمونه فرم حضور و غیاب روزانه معمولا کافی است. اما وقتی تعداد کارکنان بیشتر است یا می خواهید اطلاعات یک ماه را یک جا داشته باشید، فرم حضور و غیاب ماهانه نظم بیشتری به اطلاعات می دهد.
| فرم روزانه | فرم ماهانه |
|---|---|
| ثبت اطلاعات هر روز در یک برگه | ثبت اطلاعات یک ماه در یک فرم |
| ساده تر برای ثبت دستی روزانه | مناسب تر برای نگهداری سوابق ماهانه |
| بررسی ورود و خروج هر روز آسان تر است | مقایسه وضعیت حضور کارکنان در طول ماه آسان تر است |
| برای مجموعه های کوچک مناسب است | برای ثبت کارکرد ماهانه کاربرد بیشتری دارد |
در انتخاب نمونه فرم حضور و غیاب لازم نیست فرم را شلوغ کنید. بهتر است فقط اطلاعاتی را وارد کنید که برای ثبت حضور کارکنان و مدیریت کارکردشان نیاز دارید.
چگونه فرم حضور و غیاب را پر کنیم؟
بهتر است به جای اینکه پرسنل، خودشان حضور و غیابشان را ثبت کنند، خودتان یا یک نفر دیگر را مسئول پر کردن فرم حضور و غیاب کنید. حالا اینکه چگونه فرم حضور و غیاب را پر کنید اصلا کار پیچیده ای نیست. کافیست اطلاعات هر کارمند را در ردیف یا بخش مربوط به خودش وارد کنید. در فرم های روزانه، ساعت ورود و خروج همان روز ثبت می شود. در فرم های ماهانه نیز اطلاعات هر روز در خانه مربوط به همان تاریخ نوشته می شود.
به ترتیب زیر میتوانید فرم حضور و غیاب را پر کنید:
- نام و نام خانوادگی کارمند را وارد کنید.
- تاریخ را بنویسید.
- ساعت ورود و خروج را ثبت کنید.
- در صورت وجود، تأخیر، اضافه کاری، مرخصی یا غیبت را مشخص کنید.
- موارد خاص را در بخش توضیحات بنویسید.
- در فرم های کاغذی، امضا را در قسمت مربوط ثبت کنید.
موقع ثبت ساعت ورود و خروج همه کارکنان بهتر است از یک روش استفاده کنید. برای جلوگیری از ثبت اشتباه در در فرم حضور و غیاب، ساعت‌های صبح و شب را به‌صورت ۲۴ساعته ثبت کنید. مثلا به‌جای «۸:۰۰ شب»، بنویسید «۲۰:۰۰». این کار زمان ورود و خروج را روشن‌تر می‌کند.
برای ثبت حضور و غیاب چند کارمند چه فرمی مناسب‌تر است؟
اگر تعداد کارکنان کم است، می توانید یک فرم حضور و غیاب ماهانه برای همه آن ها تهیه کنید. در این مدل، نام هر کارمند در یک ردیف قرار می گیرد و روزهای ماه در ستون های جدول نوشته می شوند. برای هر روز هم می توانید وضعیت حضور، غیبت یا مرخصی را ثبت کنید.
اگر ثبت دقیق ساعت ورود و خروج برایتان مهم است، فرم روزانه گزینه بهتری است. در این حالت برای هر روز یک جدول داشته باشید و نام کارکنان را در ردیف ها بنویسید. ستون های ساعت ورود، ساعت خروج و توضیحات هم کنار نام هر فرد قرار می گیرند.
برای طراحی نمونه فرم حضور و غیاب کارکنان بهتر است حجم اطلاعات را هم در نظر بگیرید. فرم ماهانه برای ثبت وضعیت کلی کارکنان مناسب تر است، اما وقتی به ثبت جزئیات ورود و خروج نیاز دارید، فرم روزانه خواناتر و ساده تر خواهد بود.
برای استخدام نیروی کار جدید میتوانید از این فرم استفاده کنید: نمونه فرم استخدام نیروی انسانی
کلام پایانی
برای ثبت دقیق ساعت حضور و غیاب کارکنان، فرم متناسب با تعداد نیروها و شیوه کاری مجموعه خودتان انتخاب کنید. مثلا برای تعداد کم کارکنان، یک فرم ساده روزانه یا ماهانه معمولا کافیست. اگر تاخیر، مرخصی و اضافه کاری هم برایتان اهمیت دارد، این موارد را هم در فرم حضور و غیاب ثبت کنید تا بعدا اطلاعات کامل تری برای بررسی کارکرد هر فرد داشته باشید.
در این مقاله نمونه فرم حضور و غیاب آماده را در قالب Word و PDF را در اختیارتان قرار دادیم تا نیازی به طراحی فرم اولیه نداشته باشید. علاوه براین با توضیحاتی سعی کردیم کمکتان کنیم تا خودتان هم بتوانید با توجه به نیازهای اختصاصی که دارید فرم حضور و غیاب بسازید.
حالا می توانید با توجه به تعداد کارکنان و نحوه ثبت ورود و خروج، فرم روزانه یا ماهانه را انتخاب کنید و اطلاعاتی مثل ساعت ورود، ساعت خروج، مرخصی، غیبت و اضافه کاری را در آن ثبت کنید. برای دریافت رایگان فایل فرم، کافی است درخواست خود را از طریق فرم مربوط ارسال کنید.
سوالات متداول
اینجا پاسخ سوالات متداول درباره فرم حضور و غیاب را میخوانید که می تواند به شما هم برای استفاده بهتر از این فرم کمک کند.
۱- آیا امضای کارمند در فرم حضور و غیاب ضروری است؟
ضرورت امضا به روش ثبت حضور و قوانین داخلی محل کار بستگی دارد. اگر حضور و غیاب به صورت دستی انجام می شود، می توانید برای تایید اطلاعات هر روز یا پایان ماه محل امضا قرار دهید. در صورتی که شرکت از دستگاه حضور و غیاب یا روش دیگری برای ثبت ورود و خروج استفاده می کند، ممکن است نیازی به امضای جداگانه نباشد.
۲- اگر کارمند ساعت ورود یا خروج خودش را ثبت نکند، چه کار کنیم؟
بهتر است این مورد را در بخش توضیحات فرم ثبت کنید و ساعت واقعی ورود یا خروج را بعد از تایید مسئول مربوط بنویسید. خالی گذاشتن این بخش بدون توضیح، بعدا مشخص نمی کند که ثبت ساعت فراموش شده یا فرد در محل کار حضور نداشته است. این کار در فرم ورود و خروج کارکنان به ثبت دقیق تر اطلاعات کمک می کند.
۳- مرخصی و غیبت را چگونه در فرم حضور و غیاب ثبت کنیم؟
برای ثبت مرخصی و غیبت در فرم حضور و غیاب می توانید یک ستون جداگانه برای وضعیت حضور داشته باشید. در روزی که کارمند مرخصی است، عبارت «مرخصی» و در روزی که بدون ثبت مرخصی در محل کار حاضر نشده، عبارت «غیبت» را بنویسید. برای مأموریت یا سایر وضعیت ها هم می توانید از عبارت مشخص مربوط به همان مورد استفاده کنید تا وضعیت هر روز روشن باشد.
۴- اضافه کاری را در فرم حضور و غیاب چگونه ثبت کنیم؟
برای ثبت اضافه کاری در فرم حضور و غیاب، علاوه بر ساعت ورود و خروج، یک ستون با عنوان «اضافه کاری» قرار دهید. در این بخش می توانید تعداد ساعات اضافه کاری را ثبت کنید؛ مثلا «۲ ساعت». اگر لازم است جزئیات بیشتری داشته باشید، ساعت شروع و پایان اضافه کاری را هم در فرم بنویسید. به این ترتیب، اطلاعات اضافه کاری هر کارمند در کنار ساعت کاری عادی او ثبت می شود.
منبع:
- سایت اسماعیل سحاب