استفاده از نمونه فرم شرح شغل به شما کمک می کند که اطلاعات هر سِمت شغلی را منظم ثبت کنید. این اطلاعات میتواند از عنوان و هدف شغل تا وظایف، مسئولیت ها و شرایط احراز شغل باشد. در این مطلب می توانید نمونه فرم شرح شغل را رایگان دانلود کنید و از آن برای تهیه شرح شغل سمت های مختلف سازمان یا کسب و کارتان استفاده کنید.
در کنار فرم آماده، بخش های مختلف فرم شرح شغل و نحوه تکمیل آن را هم توضیح داده ایم تا بدانید هر قسمت را با چه اطلاعاتی پر کنید و شرح شغل دقیق تر و کارامدتری بنویسید.
دانلود نمونه فرم شرح شغل
برای دریافت نمونه فرم شرح شغل، روی لینک زیر بزنید و فرم کوتاهی که برای درخواست فایل گذاشته ایم تکمیل کنید. بعد از ارسال درخواست، لینک دانلود را برایتان می فرستیم.
این فرم برای ثبت اطلاعات مربوط به یک سمت شغلی طراحی شده و بخش هایی مثل عنوان شغل، هدف شغل، وظایف و مسئولیت ها، جایگاه سازمانی، شرایط احراز و مهارت های موردنیاز را دارد.
📥 لینک دانلود نمونه فرم شرح شغل
فرم خام شرح شغل را مدیر منابع انسانی یا مدیر واحد می تواند بر اساس اطلاعات هر سِمت شغلی تکمیل کند. فرم آماده است و فقط باید مشخصات و وظایف مربوط به همان شغل را وارد کنید.
نمونه فرم شرح شغل چیست و چه اطلاعاتی را مشخص می کند؟
نمونه فرم شرح شغل، اطلاعات اصلی یک سمت شغلی را در یک قالب مشخص جمع می کند. در این فرم مواردی مثل عنوان شغل، وظایف، مسئولیت ها، مدیر مستقیم، شرایط احراز و مهارت های موردنیاز نوشته می شود.
برای هر سمت شغلی یک فرم جداگانه در نظر می گیرند تا مشخص باشد فرد در آن شغل چه کاری باید انجام دهد و چه شرایطی برای آن لازم است.
نحوه تکمیل فرم شرح شغل
برای تکمیل فرم شرح شغل، اطلاعات همان سمتی را بنویسید که می خواهید شرح شغل آن را تهیه کنید. بهتر است هر بخش را بر اساس وظایف واقعی شغل پر کنید و ویژگی های شخصی فردی که الان این کار را انجام می دهد، وارد فرم نکنید.
- عنوان شغل: عنوان دقیق سمت را بنویسید. مثلا «کارشناس فروش»، «حسابدار» یا «مدیر منابع انسانی». عنوان فرم باید با عنوانی که در ساختار سازمانی یا قرارداد استفاده می کنید، یکسان باشد.
- واحد سازمانی: نام واحدی را بنویسید که این شغل در آن قرار دارد. برای مثال، شغل کارشناس فروش در واحد فروش قرار می گیرد.
- مدیر مستقیم: نام سمت مدیری را بنویسید که فرد در این شغل مستقیماً به او گزارش می دهد. مثلا برای کارشناس فروش، مدیر فروش می تواند مدیر مستقیم باشد.
- هدف شغل: در این قسمت خیلی کوتاه بنویسید این شغل چه نقشی در سازمان دارد و فرد با انجام کارهای اصلی خود چه کاری را پیش می برد. هدف شغل را با فهرست وظایف اشتباه نگیرید.
- مثلا برای کارشناس فروش می توانید بنویسید: «پیگیری مشتریان و افزایش فروش محصولات شرکت».
- وظایف و مسئولیت ها: مهم ترین کارهایی را که فرد در این سمت انجام می دهد، به صورت مشخص بنویسید. هر وظیفه را جداگانه ثبت کنید و از عبارت های کلی مثل «انجام امور مربوط به واحد» استفاده نکنید.
- مثلا به جای «پیگیری فروش»، بنویسید: «پیگیری مشتریان، ثبت سفارش ها و پیگیری وضعیت ارسال سفارش».
- اختیارات شغلی: مشخص کنید فرد در این سمت چه تصمیم هایی می تواند بگیرد و برای چه مواردی باید از مدیر خود تایید بگیرد. این قسمت کمک می کند حدود مسئولیت هر سمت روشن باشد.
- شرایط احراز: در این بخش شرایطی را بنویسید که فرد برای انجام این شغل به آن ها نیاز دارد. تحصیلات، سابقه کار، دانش تخصصی، مهارت های فنی و مهارت های عمومی را بر اساس نیاز واقعی شغل مشخص کنید.
- روابط شغلی: افراد، واحدها یا سازمان هایی را که فرد در این سمت با آن ها ارتباط کاری دارد، مشخص کنید. برای مثال، کارشناس فروش ممکن است با واحد مالی، انبار و مشتریان ارتباط داشته باشد.
- محل و شرایط انجام کار: محل کار، ساعات کاری، شیفت و هر شرایط خاص دیگری را که با این شغل ارتباط دارد، بنویسید. برای بعضی سمت ها، مواردی مثل کار در محیط تولید، مأموریت یا کار با تجهیزات خاص هم اهمیت دارد.
- شاخص های ارزیابی عملکرد: چند معیار مشخص برای ارزیابی عملکرد فرد در این سمت تعیین کنید. این معیارها باید با وظایف همان شغل ارتباط داشته باشند؛ مثلا میزان فروش، تعداد سفارش های ثبت شده یا درصد وصول مطالبات.
- اطلاعات تایید و بازنگری: در پایان فرم، تاریخ تهیه، نام و سمت افراد تاییدکننده و تاریخ بازنگری را وارد کنید. هر زمان وظایف یا جایگاه یک سمت تغییر کرد، این بخش را هم به روز کنید.
برای استخدام نیروی کار جدید میتوانید از این فرم استفاده کنید: نمونه فرم استخدام نیروی انسانی
فرم شرح شغل شامل چه بخش هایی است؟
فرم شرح شغل معمولا چند بخش اصلی دارد که اطلاعات یک سمت شغلی را از جنبه های مختلف مشخص می کند. بسته به نوع شغل و ساختار هر سازمان، ممکن است بعضی بخش ها حذف یا چند بخش با هم ادغام شوند.
مشخصات و عنوان شغل
در این بخش اطلاعات پایه شغل مثل عنوان سمت، کد شغل، واحد سازمانی و محل قرارگیری آن در سازمان ثبت می شود.
هدف و مأموریت شغل
این قسمت توضیح می دهد شغل برای چه هدفی در سازمان وجود دارد و نقش اصلی آن در مجموعه چیست.
جایگاه شغلی و روابط سازمانی
این بخش جایگاه شغل را در ساختار سازمان مشخص می کند؛ مثل مدیر مستقیم، سمت های زیرمجموعه و واحدهایی که با این شغل ارتباط کاری دارند.
وظایف و مسئولیت های شغل
مهم ترین کارها و مسئولیت هایی که به این سمت مربوط می شود، در این بخش قرار می گیرد.
اختیارات شغلی
در این قسمت حدود اختیار فرد مشخص می شود. یعنی چه تصمیم هایی در حوزه کاری خود می تواند بگیرد و برای چه مواردی به تایید مدیر نیاز دارد.
شرایط احراز شغل
در این بخش مشخص می شود برای انجام این شغل چه مدرک تحصیلی، سابقه کاری، دانش و مهارت هایی لازم است.
شرایط و محیط کار
اطلاعات مربوط به محیط انجام کار، ساعات کاری، شیفت و شرایط خاص شغل در این قسمت قرار می گیرد.
شاخص های ارزیابی عملکرد
در این بخش معیارهایی قرار می گیرد که سازمان با استفاده از آن ها عملکرد فرد در این سمت را ارزیابی می کند.
تایید و بازنگری فرم
نام و سمت افراد تاییدکننده، تاریخ تصویب، شماره نسخه و تاریخ بازنگری فرم در این بخش ثبت می شود.
اگر در پرونده پرسنل، مشخصاتشان را ثبت نکرده اید، میتوانید این فرم را دانلود کنید: دانلود نمونه فرم مشخصات پرسنل
نمونه تکمیل شده فرم شرح شغل کارشناس فروش
به عنوان مثال برایتان یک نمونه فرم شرح شغل کارشناس فروش را تکمیل کرده ایم. با الگوبرداری از این نمونه، میتوانید برای سمت های شعلی دیگر هم فرم شرح شغل بنویسید.
نمونه فرم شرح شغل تکمیل شده برای کارشناس فروش:
| عنوان شغل | کارشناس فروش |
| واحد سازمانی | فروش و بازاریابی |
| مدیر مستقیم | مدیر فروش |
| هدف شغل | فروش محصولات، پیگیری مشتریان و جذب مشتری جدید |
| وظایف اصلی | پاسخ گویی به مشتریان، معرفی محصولات، پیگیری سفارش ها، ثبت اطلاعات مشتریان و پیگیری سرنخ های فروش |
| اختیارات | ارائه اطلاعات محصولات، پیگیری مشتریان و ثبت سفارش طبق ضوابط شرکت |
| تحصیلات | حداقل کارشناسی در رشته های مرتبط |
| سابقه کار | حداقل ۲ سال سابقه در فروش |
| مهارت ها | مذاکره، ارتباط با مشتری، کار با نرم افزارهای فروش و پیگیری فروش |
| ارتباطات کاری | مدیر فروش، واحد مالی، انبار و مشتریان |
| شاخص ارزیابی | میزان فروش، تعداد مشتریان جدید و درصد پیگیری موفق |
| محل کار | دفتر شرکت |
تفاوت شرح شغل، شرح وظایف و شرایط احراز چیست؟
سه اصطلاح به هم نزدیک هستند، اما یک معنی ندارند. شرح شغل تصویر کلی یک سمت را نشان می دهد، شرح وظایف روی کارهایی که فرد در آن سمت انجام می دهد تمرکز دارد و شرایط احراز مشخص می کند برای انجام آن کار چه ویژگی هایی لازم است.
مقایسه شرح شغل با شرح وظایف و شرایط احراز:
| عنوان | مقایسه |
| شرح شغل | اطلاعات کلی یک سمت مثل عنوان شغل، هدف، جایگاه، مسئولیت ها و شرایط کار |
| شرح وظایف | کارها و مسئولیت هایی که فرد در آن سمت بر عهده دارد |
| شرایط احراز | مدرک تحصیلی، سابقه، دانش و مهارت هایی که برای انجام شغل لازم است |
البته همه سازمان ها از یک قالب و نام گذاری یکسان استفاده نمی کنند. ممکن است یک شرکت شرح شغل و شرح وظایف را در یک فرم بنویسد و شرایط احراز را هم در همان فرم قرار دهد.
اطلاعات شغل را از چه منابعی جمع کنیم؟
برای تهیه شرح شغل، اول با مدیر مستقیم و فردی که در آن سمت کار می کند صحبت کنید. مدیر می تواند وظایف، مسئولیت ها و انتظاراتی را که از این سمت دارد توضیح دهد و فرد شاغل هم جزئیات کارهای روزانه را بهتر بیان می کند.
چارت سازمانی، دستورالعمل ها، فرایندهای کاری و سایر اسناد شرکت هم اطلاعات لازم را در اختیار شما می گذارند. بهتر است اطلاعات این منابع را کنار هم بگذارید تا شرح شغل با وظایف واقعی آن سمت هماهنگ باشد.
هدف شغل را چگونه بنویسیم؟
هدف شغل را کوتاه بنویسید و بگویید این سمت در شرکت چه کاری انجام می دهد. لازم نیست وظایف مختلف را در این قسمت فهرست کنید؛ یک توضیح کوتاه درباره نقش اصلی شغل کافی است.
مثلا برای «کارشناس فروش» می توانید بنویسید: «فروش محصولات، پیگیری مشتریان و گسترش بازار فروش شرکت».
وظایف شغل را چگونه بنویسیم؟
وظایف را کوتاه و مشخص بنویسید و برای هرکدام بگویید فرد دقیقاً چه کاری انجام می دهد. جمله هایی مثل «کمک به فروش» یا «انجام امور اداری» خیلی کلی هستند و چیز زیادی مشخص نمی کنند.
مثلا به جای «کمک به فروش»، بنویسید: «پیگیری مشتریان، ثبت سفارش ها و پیگیری نتیجه تماس ها در CRM».
شرایط احراز را چگونه تعیین کنیم؟
شرایط احراز را بر اساس نیاز همان شغل مشخص کنید. مدرک تحصیلی، سابقه کار و مهارت های لازم باید با مسئولیت های شغل ارتباط داشته باشند. شرایطی را که صرفاً به خاطر ویژگی های کارمند فعلی در نظر گرفته اید، وارد فرم نکنید.
فرم را چگونه بررسی و تصویب کنیم؟
بعد از تکمیل فرم، آن را با مدیر واحد و فردی که در آن سمت کار می کند بررسی کنید. آن ها می توانند مواردی را که با کار واقعی تفاوت دارد اصلاح کنند. بعد از تایید، نسخه نهایی فرم را برای استفاده در شرکت ثبت کنید.
نمونه فرم شرح شغل تکمیل شده برای کارشناس فروش
به عنوان مثال برایتان یک نمونه فرم شرح شغل برای کارشناس فروش را تکمیل کرده ایم. با الگوبرداری از این نمونه، میتوانید برای سمت های شعلی دیگر هم فرم شرح شغل بنویسید.
نمونه فرم شرح شغل تکمیل شده برای کارشناس فروش:
اشتباهات رایج در نوشتن شرح شغل
برای اینکه بتوانید وظایف و شرایط یک سمت شغلی را درست مشخص کنید، لازم است از اشتباهات رایج در نوشتن شرح شغل پرهیز کنید:
- نوشتن وظایف کلی و مبهم: عبارت هایی مثل «کمک به رشد شرکت» یا «انجام امور مربوط به واحد» دقیق نیستند. باید مشخص باشد فرد در این سمت چه کاری انجام می دهد.
- ترکیب چند شغل در یک فرم: هر سمت باید شرح شغل مخصوص خودش را داشته باشد. مثلا وظایف حسابدار و مسئول IT را در یک فرم قرار ندهید، مگر اینکه این دو مسئولیت واقعا بر عهده یک سمت باشند.
- نوشتن مشخصات فرد فعلی به جای شرایط شغل: شرح شغل باید نیازهای خودِ سمت را مشخص کند، نه ویژگی های فردی که در حال حاضر آن سمت را دارد. مثلا مدرک تحصیلی موردنیاز شغل را بنویسید، نه صرفاً مدرکی که کارمند فعلی دارد.
- تعیین وظایف یکسان برای چند سمت: ممکن است دو سمت چند وظیفه مشترک داشته باشند، اما شرح شغل آن ها نباید کاملاً یکسان باشد. مسئولیت هر سمت را بر اساس جایگاه خودش مشخص کنید.
- قرار دادن وظایف نامرتبط و بیش از حد: همه کارهایی را که ممکن است فرد گاهی انجام دهد در فرم نیاورید. شرح شغل باید روی مسئولیت های اصلی همان سمت تمرکز داشته باشد.
- به روز نکردن فرم: وقتی وظایف، مسئولیت ها یا جایگاه یک سمت تغییر می کند، شرح شغل را هم بازبینی و اصلاح کنید.
فرم شرح شغل چه زمانی باید بازنگری شود؟
هر زمان که وظایف یا شرایط یک سمت تغییر کند، شرح شغل آن را هم بازبینی کنید. تغییر عنوان یا جایگاه شغلی، اضافه شدن مسئولیت جدید، تغییر مدیر مستقیم، تغییر ساختار سازمان یا استفاده از ابزار و فناوری جدید از مواردی هستند که ممکن است نیاز به اصلاح فرم داشته باشند.
حتی اگر تغییر مهمی در شغل ایجاد نشده باشد، بهتر است فرم را هر چند وقت یک بار بررسی کنید تا مطمئن شوید اطلاعات آن هنوز با شرایط واقعی کار مطابقت دارد.
آیا فرم شرح شغل باید مطابق ISO 9001 باشد؟
نحوه طراحی فرم شرح شغل لازم نیست حتما مطابق استاندارد ISO 9001 باشد. ISO 9001 فرم مشخصی برای شرح شغل تعیین نکرده است. یعنی هر شرکت می تواند فرم را با توجه به ساختار و نیاز خودش تنظیم کند. مهم این است که نقش و مسئولیت هر سمت مشخص باشد، شرایط لازم برای انجام آن کار معلوم باشد و اطلاعات مربوط به شغل را به صورت مستند نگه دارید.
بنابراین، یک فرم ساده هم می تواند نیاز شرکت را برطرف کند. شرکت هایی که ISO 9001 دارند، بهتر است در فرم شرح شغل بخش هایی مثل وظایف، مسئولیت ها، اختیارات و شرایط احراز را قرار دهند تا اطلاعات موردنیاز سازمان را یکجا داشته باشند. شرح شغل هم می تواند یکی از راه هایی باشد که شرکت با استفاده از آن، شایستگی های لازم برای هر سمت را مشخص می کند.
در کنار ثبت فرم شرح شغل کارکنان برای ارزیابی عملکردشان هم ممکن است این فرم را نیاز داشته باشید: نمونه فرم ارزیابی عملکرد کارکنان
کلام پایانی
فرم شرح شغل را صرفاً برای پر کردن یک برگه آماده نکنید. اطلاعات فرم باید با کاری که واقعاً در آن سمت انجام می شود، هماهنگ باشد. وظایف، مسئولیت ها و شرایط لازم را واضح بنویسید تا بعداً مدیر و کارمند برداشت متفاوتی از آن ها نداشته باشند.
از فرم خامی که آماده کرده ایم می توانید شروع کنید و بخش های آن را متناسب با هر سمت تغییر دهید. یک فرم ساده و دقیق، بهتر از فرمی است که پر از توضیحات اضافه باشد اما معلوم نکند هرکس دقیقاً چه مسئولیتی دارد.
پرسش های متداول درباره نمونه فرم شرح شغل
اینجا به سوالات متداول که معمولا موقع استفاده از نمونه فرم شرح شغل ممکن است برایتان ایجاد شود پاسخ داده ایم. شما هم میتوانید سوالات و نظراتتان را در بخش دیدگاه ها با ما به اشتراک بگذارید:
۱. شناسنامه شغلی چیست و چه تفاوتی با شرح شغل دارد؟
شناسنامه شغلی اطلاعات کامل یک سمت را در خود دارد؛ مثل عنوان شغل، هدف، وظایف، شرایط احراز، اختیارات و شاخص های ارزیابی. شرح شغل هم همین اطلاعات را درباره یک سمت مشخص بیان می کند و در بعضی شرکت ها این دو عنوان را برای یک فرم به کار می برند.
۲. آیا شرایط احراز شغل باید در فرم شرح شغل نوشته شود؟
بله، می توانید شرایط احراز را در همان فرم بنویسید. مدرک تحصیلی، سابقه کار، دانش و مهارت های لازم برای شغل را در این بخش مشخص می کنید. بعضی شرکت ها هم این اطلاعات را در یک فرم جداگانه ثبت می کنند.
۳. آیا می توان شرح وظایف چند کارمند را در یک فرم نوشت؟
اگر چند کارمند در یک سمت شغلی کار می کنند، می توانید شرح وظایف آن سمت را در یک فرم بنویسید. اما برای سمت های متفاوت، حتی در یک واحد، بهتر است شرح وظایف هر سمت را جداگانه مشخص کنید.
۴- فرم شرح شغلِ هر کارمند باید جداگانه تکمیل شود؟
نه، معمولا فرم شرح شغل برای هر سمت شغلی تهیه می شود، نه برای هر کارمند. مثلا اگر یک شرکت سه کارشناس فروش داشته باشد، شرح شغل این سمت می تواند برای هر سه نفر یکسان باشد. تفاوت های مربوط به هر کارمند را می توان در پرونده پرسنلی او ثبت کرد.
۵- چه کسی باید فرم شرح شغل را تکمیل و تایید کند؟
معمولا منابع انسانی تهیه فرم را هماهنگ می کند و مدیر واحد اطلاعات مربوط به شغل را تایید می کند. مسئول نهایی تایید هم به ساختار هر شرکت بستگی دارد و ممکن است مدیر ارشد یا مسئول دیگری این کار را انجام دهد.
۶- آیا شرح شغل همان شرح وظایف است؟
شرح شغل همان شرح وظایف نیست. چون شرح شغل اطلاعات کلی یک سمت را دربرمی گیرد، اما شرح وظایف بیشتر روی کارها و مسئولیت های آن سمت تمرکز دارد. تفاوت این دو را در بخش تفاوت شرح شغل، شرح وظایف و شرایط احراز توضیح داده ایم.
منبع:
- سایت اسماعیل سحاب